Définition de processus

Aperçu 
Les processus sont organisés en dossiers administrés par des gestionnaires. Un niveau unique de dossier est possible dans WorkflowGen.
La notion de gestionnaire de dossier intervient lorsqu’un dossier est associé à un participant de type liste de personnes. Un gestionnaire correspond à une ou plusieurs personnes; la liste de personnes avec coordinateur n’est pas significatif ici. Les gestionnaires ont un accès complet à la définition de leurs processus.
Les gestionnaires de dossier ont un accès complet aux processus de leur dossier mais pas aux processus des autres dossiers ou aux autres fonctions d’administration.
Les utilisateurs avec un profil d’administrateur WorkflowGen ont un accès complet à tous les dossiers et leurs processus associés, mais n’ont pas accès aux fonctionnalités administratives.
Un processus peut avoir plusieurs versions, mais seulement un peut être actif en même temps. Les demandes courantes effectuées en utilisant des versions archivées continueront avec les définitions de processus respectives de ces versions, jusqu’au moment où elles soient clôturées.
Un processus peut être déclaré en tant que sous-processus et ainsi être utilisé à travers une action d’un autre processus en tant que sous-processus indépendant ou lié.
La définition d’un processus utilise les paramètres définis dans les concepts du workflow :
Participants (demandeur, acteur)

Données pertinentes (formulaire, accord, montant, etc...)

Actions (trouver des informations, valider, gérer, attendre)

Transitions (actions suivantes, conditions)

Méthodes d’affectation (automatique, manuelle, etc...)

Notifications (d’affectation, de clôture, etc...)
La définition d’un processus implique un nombre de règles de gestion important. Afin de simplifier sa mise en œuvre, WorkflowGen regroupe la définition des processus en cinq sections :
Information du processus
Ces informations décrivent la publication du processus (statut, version) et les paramètres généraux (archivage, notification de clôture).
Participants
Les participants globaux sélectionnés ou spécifiquement créés pour les processus et prenant le rôle de demandeur ou intervenant.
Données
Données pertinentes et nécessaires au déroulement du processus.
Formulaire
L’éditeur intégré permettant une création en mode WYSIWYG du formulaire utilisé par le workflow.
Workflow
Une définition des actions et les transitions associées, les conditions et les exceptions.
Plein écran / Quitter le plein écran
Affiche ou quitte le mode d’affichage plein de la définition du processus.
Rapport
Un aperçu général de tous les paramètres utilisés dans la définition d’un processus ainsi que l’identification des erreurs de conception. Des statistiques d’usage du processus concerné sont également présentées.
Test
Vous permet de tester le processus si le statut est défini à En test. Pour effectuer un test, le gérant du dossier/process doit être un des initiateurs du processus.
Dossier
Écran liste des dossiers
Barre de menu
Liens
Remarques
Nouveau dossier
Affiche l’écran d’édition des dossiers en mode ajout
Rafraîchir
Rafraîchit la liste des dossiers
Filtres
Filtrer sur *
Remarques
Nom
Filtre par nom de dossier
Description
Filtre par description de dossier
* Un filtre peut s’appliquer à une partie d’un champ.
Liste des dossiers
Colonnes
Remarques
Dossier
Nom de dossier (un lien permet d’afficher la liste des processus contenus dans le dossier)
Description
Description du dossier
Processus
Nombre de processus contenus dans le dossier
Éditer
Un lien permet d’afficher la fiche d’édition du dossier
Écran dossier
Formulaire dossier
Champs
Remarques
Nom du dossier
Identifiant unique pour le dossier; doit être conforme à la nomenclature et limité à 30 caractères (champ obligatoire)
Description
Description du dossier limitée à 255 caractères (champ obligatoire)
Gestionnaire
Nom du participant global gérant le dossier (champ obligatoire)
Gestionnaire de processus
Un gestionnaire de processus doit être un participant global de type personne ou liste de personnes.
Suppression d’un dossier
Un dossier ne peut pas être supprimé s’il contient des processus.
Liste des processus
Écran liste de processus
Barre de menu
Liens
Remarques
Nouveau processus
Affiche l’écran d’édition des processus en mode ajout
Rafraîchir
Met à jour la liste des processus
Supprimer
Supprime un processus
Filtres
Filtrer sur *
Remarques
Nom
Filtre par nom de processus
Description
Filtre par description de processus
* Un filtre peut s’appliquer à une partie d’un champ.
Filtres externes
Remarques
Statut
Filtre par statut des processus
Liste des processus
Colonnes
Remarques
Nom
Nom et version du process (un lien affiche l’écran d’édition du processus)
Description
Description du processus
Statut
Statut du processus