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Notifications automatiques

Champs
Remarques
À affecter
Indique si un email est automatiquement envoyé à l’utilisateur qui doit effectuer l’affectation de l’action
À faire
Indique si un email est automatiquement envoyé à l’utilisateur qui doit réaliser l’action
En retard
Indique si un email est automatiquement envoyé à l’utilisateur qui doit réaliser une action en retard
Prise en charge annulée
Indique si un email est automatiquement envoyé lorsque l’affectation de l’action est annulée de manière automatique

Notifications supplémentaires

Champs
Remarques
Événement
Types d’événement de notification :
  • À faire
  • Annulée
  • Prise en charge annulée
  • Erreur d’assignation
  • En retard
  • Pré-retard *
  • Réalisé
  • Erreur d’exécution
Destinataire
Destinataire de la notification :
  • Le demandeur
  • L’initiateur de l’action (si la méthode d’affectation est manuelle)
  • Les utilisateurs affectés à l’action
  • Des adresses email libres séparées par virgules ou point-virgules)
  • Les utilisateurs associés à un participant
  • L’utilisateur qui a fait une action ... (nom de l’action)
  • Des adresses email contenues dans la donnée (à sélectionner dans la liste ci-dessous) séparées par virgules ou point-virgules
Modèle
Modèle de message de l’email :
  • Défaut (utilise le modèle d’email standard localisé dans \App_Data\Templates\Emails).
  • Utilise le contenu de la donnée (à sélectionner dans la liste ci-dessous). Cette liste est alimentée avec les données du processus de type texte et fichier.
Vous pouvez utiliser dans une donnée de type fichier les éléments suivants afin de définir votre propre modèle :
  • Le mot-clé réservé SUBJECT pour définir un sujet personnalisé de l’email
  • Des macros
  • Modèles de notification personnalisés (voir Notifications personnalisées pour des instructions sur la création de modèles de notification personnalisés)
* La fonctionnalité de notification de pré-retard est disponible dans WorkflowGen 5.1.7 et supérieur. Un processus XPDL utilisant cette fonctionnalité ne sera pas compatible avec les versions précédentes de WorkflowGen, y compris la version 5.1.6. Une erreur sera générée lors de la tentative d'importation du nouveau XPDL dans ces versions.
Colonnes
Remarques
Événement
Type de l’événement de notification
Destinataire
Destinataire(s) de l’email
Modèle
Le modèle sélectionné du message à envoyer
Condition
Un lien affiche l’écran d’édition de condition de la notification
Suppression
Le x permet la suppression de la notification

Ajout et édition des notifications supplémentaires

Pour ajouter une notification supplémentaire, cliquez sur le symbole d'addition (+) dans l'entête de la colonne à droite, choisissez un événement et un modèle si désiré (sinon les défauts À faire et Défaut seront utilisés) et ensuite choisissez le ou les destinataire(s). Cliquez encore pour enregistrer la notification. Vous pouvez ensuite ajouter une condition si désiré.
Cliquez sur l'événement, sur le ou les destinataire(s) ou sur la condition pour les éditer. Pour supprimer une notification, cliquez sur le x à droite de la notification.
Les notifications supplémentaires sont automatiquement enregistrées, mais vous devez toutefois cliquez sur Enregistrer ou sur Enregistrer et fermer pour enregistrer les modifications aux notifications automatiques.

Notifications de retard et de pré-retard

Vous pouvez créer une hiérarchie afin de gérer les notifications des actions en retard en définissant des conditions de notification supplémentaires basées sur les fonctions de calcul des dates/heures dans VBScript ou JavaScript. Cela peut se faire dans JavaScript en manipulant l'objet de la date directement, dans VBScript en utilisant la fonction DateDiff, ou bien en utilisant les macros Action en cours._[Unité de temps]_ en retard et Action en cours._[Unité de temps]_ pré-retard (voir la section Macros pour plus d’informations).
  • Les macros de notification de retard arrondissent le temps réel du retard vers le bas à l’unité de temps la plus proche, tandis que les macros de notification de pré-retard arrondissent le temps réel du pré-retard vers le haut à l’unité de temps la plus proche.
  • Pour une meilleure précision du calcul de la durée, il est suggéré d’utiliser les minutes comme unité de temps dans la condition. Par exemple, si vous utilisez la fonction DateDiff dans une condition, utilisez n comme paramètre pour l’unité de temps; si vous utilisez une macro, utilisez <WF_ACTIVITY_INST_OVERDUE_MINUTES> ou <WF_ACTIVITY_INST_PREOVERDUE_MINUTES>.

Exemple

Dans une action d’un processus, si vous voulez notifier le demandeur que le délai de l’action est supérieur à un jour et sinon notifier le gestionnaire du processus aussi après deux jours, vous devez créer deux notifications supplémentaires de l’action avec les paramètres ci-dessous :

Notifier le demandeur si le délai est supérieur à 1 jour

Type : Retard
Destinataire : Demandeur
  • JavaScript :
    (<WF_SYSTEM_DATETIME> - <WF_ACTIVITY_INST_LIMIT_DATETIME>) / 3600000 < 24
  • VBScript :
    DateDiff("h",<WF_ACTIVITY_INST_LIMIT_DATETIME>,<WF_SYSTEM_DATETIME>) < 24
  • En utilisant une macro :
    <WF_ACTIVITY_INST_OVERDUE_HOURS> < 24

Notifier le superviseur du processus si le délai est supérieur à 2 jours

Type : Retard
Destinataire : Le participant superviseur
  • JavaScript :
    (<WF_SYSTEM_DATETIME> - <WF_ACTIVITY_INST_LIMIT_DATETIME>) / 3600000 >= 48
  • VBScript :
    DateDiff("h",<WF_ACTIVITY_INST_LIMIT_DATETIME>,<WF_SYSTEM_DATETIME>) >= 48
  • En utilisant une macro :
    <WF_ACTIVITY_INST_OVERDUE_HOURS> >= 48

Notifications de pré-retard

Dans une action de processus, si vous voulez notifier un utilisateur qu’il risque d’être en retard avant la date cible, vous devez ajouter une notification additionnelle sur l’action en utilisant l’événement Pré-retard.
Pour ajouter une notification de pré-retard, suivez les étapes suivantes :
  1. 1.
    Dans l’onglet de notification d’une action, sous la section Supplémentaires, sélectionnez l’événement Pré-retard.
  2. 2.
    Sélectionnez le ou les destinataire(s).
  3. 3.
    Sélectionnez le modèle par défaut ou le modèle personnalisé précédemment créé.
  4. 4.
    Cliquez sur Ajouter.
  5. 5.
    Entrez une condition (voir les exemples ci-dessous).

📌 Exemples

La notification est envoyée 3 jours avant la fin du délai défini pour l’action

  • JavaScript :
    (<WF_ACTIVITY_INST_LIMIT_DATETIME> - <WF_SYSTEM_DATETIME>) / 86400000 <= 3
  • VBScript :
    DateDiff("d", <WF_SYSTEM_DATETIME> , <WF_ACTIVITY_INST_LIMIT_DATETIME>) <= 3
  • En utilisant une macro :
    <WF_ACTIVITY_INST_PREOVERDUE_DAYS> <= 3

La notification est envoyée 15 minutes avant la fin du délai défini pour l’action

  • JavaScript :
    (<WF_ACTIVITY_INST_LIMIT_DATETIME> - <WF_SYSTEM_DATETIME>) / 60000 <= 15
  • VBScript :
    DateDiff("n", <WF_SYSTEM_DATETIME> , <WF_ACTIVITY_INST_LIMIT_DATETIME>) <= 15
  • En utilisant une macro :
    <WF_ACTIVITY_INST_PREOVERDUE_MINUTES> <= 15
Il n’y a pas de limite sur les notifications additionnelles de pré-retard qui peuvent être ajoutées à une action (ex. : 2 jours, 1 jour, 1 heure, 30 minutes, etc...).
  • Si vous ne spécifiez pas de condition, la notification de pré-retard sera envoyée chaque fois qu’une action est créée avec un délai et que le service du moteur Windows sera exécuté. Il est donc préférable d’ajouter une condition comme dans les exemples ci-dessus pour contrôler le moment où la notification de pré-retard est envoyée.
  • Depuis la version 5.1.7, tous les processus qui incluent des notifications de pré-retard ne peuvent êtres importés dans une version WorkflowGen 5.1.6 ou inférieure pour des raisons de compatibilité.