Formulaire de suivi des actions

Écran des actions

Formulaire des actions

Champs	Remarques
Demande	Lien permettant l’affichage de suivi de la demande
État	Statut de l’action : À faire : l'action associée n’a pas été lancée En cours : l'action associée a été lancée Clôturée – Complétée : l’action est clôturée comme déterminé dans le processus Clôturée – Annulée : l’action est annulée
Suivi graphique	Un lien affiche le suivi graphique de l’exécution de la demande (cette fonctionnalité est uniquement disponible pour les participants autorisés)
Rafraîchir	Rafraîchir la page (ce lien est utile pour les actions réalisées en arrière-plan)
Description	Description de l’action
Aide (?)	Affiche une fenêtre d’aide de l’action contenant un texte d’aide, un lien et une adresse email de support
Lancée par	Nom de l’initiateur de l’action
Démarrée le	Date de lancement de l’action
Participant	Participant associé à l’action
Affectée à	Nom de l’utilisateur à qui l’action a été affectée
Par	Nom de l’utilisateur qui a effectué l’affectation
Le	Date d’affectation de l’action
Erreur *	Message d’erreur affiché lorsqu’une erreur d’exécution survient lors du lancement de l’action
Sous-demande	Lien affichant l’écran de suivi de l’action d’une sous-demande (uniquement visible lorsque l’action est de type sous-processus)
Icône du fichier	Les fichiers avec les extensions suivantes sont affichés avec leur icône respective : PDF, FDF, DOC, XLS, PPT, HTML / HTM / XML, ZIP, TXT, BAT, SYS, non précisé (pour les autres extensions)
Données associées	Liste des données associées à la demande définies avec la propriété visible par le concepteur de processus
Panneau des commentaires	Cliquez la bulle en haut à droite pour ouvrir un panneau coulissant qui affiche la liste des commentaires de la demande et où vous pouvez écrire des commentaires
Profil	Les liens permettent un basculement entre le mode utilisateur ou gestionnaire de processus (si l’utilisateur est superviseur du processus)

* Affichée uniquement si l’action a été annulée par le système suite à une erreur d’exécution.

Panneau des commentaires

Un panneau coulissant à droite permet aux participants de la demande de poster des commentaires.

Les opérations et les autorisations d’accès sont les mêmes que le panneau des commentaires de la formulaire de suivi de la demande (voir Panneau des commentaires).

Traitement d’une action

Une action affectée en mode self service peut être prise en charge sans être lancée si elle n’est pas déjà affectée à un autre utilisateur et l’utilisateur fait partie de l’équipe. Dans ce cas l’action se déplacera de la liste d’actions d’équipe à la liste personnelle d’action à faire.

Affectation d’une action

Si l’utilisateur est le demandeur, une action en cours et non affectée peut être affectée lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Manuelle par le coordinateur.

Si l’utilisateur est l’initiateur de l’action, une action en cours et non affectée peut être affectée lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Manuelle par l’initiateur de l’action.

Si l’utilisateur est l’initiateur de l’action, une action en cours et non affectée peut être affectée en cas d’erreur d’affectation lorsqu’elle possède la méthode d’affectation Automatique à la personne.

La liste des utilisateurs auxquels une action peut être affectée pourrait être vide si le nombre d’utilisateurs dépasse la limite (ceci peut être changé dans le Module d’administration). Dans ce cas, il faut filtrer la liste. Ce filtre est appliqué aux noms, prénoms et noms d’utilisateur.

Réaffectation d’une action

Si l’utilisateur est gestionnaire ou superviseur de processus ou administrateur WorkflowGen l’action peut être réaffectée.

Si l’utilisateur est coordinateur et que la méthode d’affectation de l’action est manuelle par le coordinateur l’action peur être réaffectée.

Annulation de l’affectation d’une action

L’utilisateur peut annuler l’affectation d’une action si celle-ci a été affectée en mode self-service.

L’utilisateur peut annuler l’affectation d’une action si celle-ci lui a été affectée par l’initiateur.

Lancement d’une action

Une action avec une méthode d’affectation self-service peut être lancée par un participant si l’action est prise en charge mais non affectée.

Une action non lancée avec une méthode d’affectation self-service peut être lancée par un participant du process s’il l’a prise en charge initialement.

Annulation d’une action en cours

Une action en cours peut être annulée si l’utilisateur est celui affecté à l’action ou si l’utilisateur est gestionnaire ou superviseur de process ou administrateur WorkflowGen et si une exception d’annulation d’action ou une exception par défaut est définie dans le process pour cette action.

Clôture d’une action en cours

Les action manuelles doivent être clôturées de manière explicite par l’utilisateur qui l’a pris en charge, par le gestionnaire ou superviseur du processus, ou par l’administrateur WorkflowGen.

Dans tous les autres cas, le système clôture automatiquement l’action en fonction de son type :

• Une action utilisant une application est clôturée automatiquement lorsque la sous-demande est clôturée.

• Une action de type sous-processus intégré est clôturée automatiquement lorsque la sous-demande est clôturée.

• Une action de type sous-processus indépendant est clôturée automatiquement lorsque la sous-demande a été lancée.

• Une action de type synchronisation est clôturée automatiquement lorsqu’elle a été exécutée ou lorsque le délai de pause est écoulé.