Approbation à distance
Aperçu
La fonctionnalité d’Approbation à distance permet à l’utilisateur d’effectuer ses actions d’approbation par email, comme une alternative au lancement du formulaire dans le Portail utilisateur WorkflowGen.
L’Approbation à distance est une option facultative pour une action d’approbation standard dans un processus WorkflowGen. Elle est intégrée dans l’action d’approbation d’un formulaire qui lance une notification à un utilisateur de manière asynchrone depuis le moteur de notification WorkflowGen.
Les utilisateurs peuvent toujours approuver les demandes par le procédure d’approbation standard depuis le formulaire. Le système récupéra le résultat dans l’ordre d’arrivée et complétera l’action. Aucune action additionnelle n’est requise dans le processus du design de workflow.
La configuration de l’Approbation à distance est paramétrée sur l’onglet Approbation à distance dans le Panneau de configuration (voir Approbation à distance).
Configuration des actions d’Approbation à distance
L’Approbation à distance nécessite des paramètres pour définir quels informations sont à fournir à l’approbateur à distance, et de quelle façon. Ces paramètres contrôlent aussi la façon de retourner les résultats de l’approbation ainsi que d’autres informations au système WorkflowGen.
Utilisation des paramètres dans une action d’Approbation à distance
L’Approbation à distance nécessite des paramètres additionnels à ajouter à une action EFORMASPX. Ces paramètres définissent les questions à poser à l’approbateur à distance et la correspondance de sa réponse avec l’action.
Pour réaliser avec succès une action de formulaire Web avec l'Approbation à distance, l'action doit avoir un paramètre IN FORM_DATA valide. Dans le cas d'une première action (lorsque les données du formulaire ne sont pas disponibles), FORM_DATA doit avoir un fichier XML modèle au format suivant :
Seules les réponses aux approbations et les informations de l’approbateur doivent être retournées via les paramètres d’Approbation à distance. Les autres paramètres qui passent les valeurs d’entrée et de sortie du formulaire Web demeurent inchangés.
Pour envoyer un email de notification à l’approbateur, une notification personnalisée doit être définie. Depuis l’onglet de notification d’une action d’approbation, ajoutez une notification additionnelle avec À faire comme événement, l’utilisateur auquel l’action est affectée comme destinataire et un gabarit d’email personnalisé avec les informations sur l’approbation. Cette notification personnalisée est la même que pour n’importe quelle autre action WorkflowGen.
Paramètres par défaut
Paramètres facultatifs
Questions d’Approbation à distance
L’Approbation à distance supporte trois types de questions d’approbation : choix multiples, questions avec des réponses numériques et questions avec des réponses textes à structure libre.
En général, l’Approbation à distance est utilisée pour fournir des questions d’approbations avec deux réponses possibles (par exemple, Oui et Non. Pour ce faire, trois paramètres principaux sont utilisés :
Qx_KEYWORDS_n: Ce paramètre contient une liste de mots-clés possibles (séparés par virgules) pour le choixn.Qx_RESULT_n: Ce paramètre contient la réponse normalisée pour la choixn.Qx_RETURN_FIELDNAME: Ce paramètre contient le nom de champ du formulaire Web qui contient la réponse normalisée finale pour la questionx.
Comme il peut y avoir plus d’une question dans une action, la lettre x dans ces paramètres représente le numéro de la question. La lettre n à la fin représente le choix de réponse. Vous pouvez définir autant de mots-clés et de résultats que vous avez besoin.
Définition d’une question avec deux choix
Dans cet exemple, il y a deux questions O/N (oui/non) dans une action d’Approbation à distance :
Question 1
Question 2
Si l’approbateur répond o à la première question et rejeté à la deuxième, les réponses normalisées des questions 1 et 2 seront donc oui et refusé, respectivement.
Définition d’une question avec plus de deux choix
Si vous devez définir plus de deux choix, vous devez ajouter une nouvelle combinaison de mots-clés et résultats. Par exemple :
Vous pouvez définir autant de combinaisons de mots-clés et de résultats que vous avez besoin.
Définition d’autres types de questions
L’Approbation à distance permet aussi des questions de type numérique et de type texte à structure libre.
Une question de type numérique nécessite les combinaisons de mots-clés et de résultats suivantes :
Qx_KEYWORDS_1=[0-9] ([0-9] est un mot-clé réservé aux questions de type numérique; il suffit d’utiliser Qx_KEYWORDS_1)
Qx_RETURN_FIELDNAME (le nom du champ du formulaire Web qui contient la réponse récupérée)
Une question de type texte à structure libre ne nécessite pas de mot-clé, seulement Qx_RETURN_FIELDNAME (le nom du champ du formulaire Web qui contient la réponse récupérée).
Comment répondre à une demande d’Approbation à distance
Il y a deux modes de réponse d’Approbation à distance : normal et rapide.
Dans le mode normal, un email d’Approbation à distance peut demander plus d’une question, nécessitant des réponses dans un format structuré.
Dans le mode rapide, le destinataire de l’email peut répondre à la première question sans aucun formatage requis. Le destinataire peut également inclure un commentaire en l’ajoutant à la deuxième ligne sous la réponse de la première question. Ce mode accepte une seule question, donc des questions autres que Q1_RETURN spécifiées comme paramètres d’action ne seront pas prises en compte.
Exemple en mode d’approbation normal
Un email d’approbation contient le suivant :
Pour répondre à ces questions, il faudra répondre à l’email avec la syntaxe suivante :
Chaque réponse est précédée par Qx:, dont x représente le numéro de la question. De plus, les réponses sont encadrées dans des crochets afin d’indiquer le début et la fin de la réponse. De même, le commentaire a la même structure, mais est précédé par le mot réservé COMMENT:.
Exemple en mode d’approbation rapide
Seul un mot-clé pour la première question est requis, avec un commentaire facultatif. Dans l’exemple ci-dessous, la première ligne représente la réponse à la première question, et la deuxième ligne est le commentaire :
Validation des emails d’approbation
Une notification « à faire » personnalisée doit être définie afin d’être envoyée aux cessionnaires d’actions pour une action d’Approbation à distance. Ceci ressemble à la notification « à faire » par défaut d’une action EFORMASPX standard. L’email personnalisé utilise le système de notification de WorkflowGen afin de distribuer l’email d’approbation à un ou plusieurs approbateurs.
Afin d’éviter du pourriel ou la réception d’autres emails hasardeux dans la boîte de réception d’Approbation à distance, ainsi que pour s’assurer de l’identité de l’approbateur, une réponse valide à une demande d’Approbation à distance doit adhérer aux quatre conditions suivantes :
Le sujet de l’email ne peut être vide.
L’email de réponse doit avoir la même clé d’en-tête (« Thread-Index ») que celle configurée pour l’action de demande associée dans la base de données WorkflowGen.
L’adresse email de l’approbateur à distance doit correspondre à celle utilisée par WorkflowGen afin d’assurer que l’adresse de réponse appartienne à un utilisateur WorkflowGen valide.
L'approbateur à distance doit être un des utilisateurs assignés à l'action.
Les emails invalides seront automatiquement supprimés de la boîte de réception.
Note : Dans certains cas exceptionnels, certains types ou configurations de serveurs email pourraient automatiquement supprimer la clé d’en-tête défaut (« Thread-Index ») des emails entrants. Pour éviter ce problème :
Cochez l’option Validation par le sujet sur l’onglet Approbation à distance dans le Panneau de configuration du Module d’administration.
Ajouter les identifiants de la demande et de l’action dans le sujet de l’email dans le format suivant :
Identifiant de demande WorkflowGen précédé de
#(carré)Identifiant d’action WorkflowGen précédé de
-(trait d’union)
Voici un exemple d’un sujet email avec les identifiants de demande et action WorkflowGen :
Autorisation de dépenses requise #1374-4
Ici, Autorisation de dépenses est le sujet, 1374 est l’identifiant de la demande (précédé d’un carré) et 4 est l’identifiant de l’action (précédé d’un trait d’union).
Le sujet de l’email est défini dans la première ligne du gabarit d’email personnalisé, précédé de SUBJECT. Les identifiants de demande et d’action WorkflowGen peuvent être ajoutés au sujet avec les macros WorkflowGen <WF_PROCESS_INST_ID> et <WF_ACTIVITY_INST_ID>, respectivement.
L’Approbation à distance validera la réponse en vérifiant les identifiants de demande et action récupérés du sujet de l’email. Les conditions de validation 2 et 3 ci-dessus sont toujours applicables durant le processus de validation.
Personnalisation des emails
Il faut définir un email de notification personnalisé afin de distribuer les emails d’Approbation à distance aux approbateurs.
Créer le gabarit email
La création des notifications personnalisées suivent les mêmes règles que n’importe autre notification personnalisée WorkflowGen; tous les macros WorkflowGen sont supportées. Voir Notifications personnalisées pour plus de renseignements.
Pièces-jointes
Les données de processus de type fichier peuvent être attachées à un email d’Approbation à distance afin que l’approbateur puisse accéder directement à n’importe quelle donnée de type fichier. Une macro spéciale peut être utilisée pour ajouter une donnée de type fichier à l’email :
<WF_PROCESS_INST_RELDATA_FILE.XXXXX>
Ajoutez cette balise au corps du texte de l’email, puis le fichier de la donnée XXXXX sera annexé à l’email comme pièce-jointe. Le gabarit ne sera pas traduit en texte dans le corps de l’email. Si plusieurs pièces-jointes sont requises, ajoutez cette balise plusieurs fois avec le nom de donnée correspondant.
Configurer la notification de retard
Si une notification de retard doit être envoyée, ajoutez une notification additionnelle en spécifiant l’événement comme « en retard », utilisant le même gabarit d’email de notification.
Note : Pour les notifications additionnelles, seuls les événements « à faire » et « en retard » incorporeront la clé d’en-tête (« Thread-Index ») pour la validation des emails.
Design des formulaires Web Approbation à distance
Considérations
L’Approbation à distance tente de traiter une réponse d’approbation comme si un approbateur a effectivement lancé une action d’approbation et soumis le formulaire Web. Les données du formulaire et les valeurs de paramètres d’actions sont mises à jour en conséquence. Donc, quand la prochaine action est lancée, WorkflowGen récupérera les données de formulaire de l’Approbation à distance et pourra afficher le résultat dans le formulaire Web.
Pourtant, afin de refléter le résultat de l’approbation dans les archives du formulaire, le contrôle du champ d’approbation doit être visible avant que l’action d’approbation à distance soit soumise. L’Approbation à distance met à jour l’archive du formulaire générée par l’action précédente en cherchant le contrôle du champ correspondant et ensuite en attribuant la valeur via JavaScript. Le formulaire Web ne sera pas rendu de nouveau. Par exemple, si un processus comprend deux actions, et que le champ d’approbation dans la première action est caché par défaut dans le formulaire Web, l’archive du formulaire générée par la première action ne contiendra pas le contrôle du champ d’approbation.
L’Approbation à distance ne remplira pas le résultat d’une approbation dans l’archive du formulaire bien que WorkflowGen peut toujours récupérer les données du formulaire les plus récentes ainsi que les valeurs des paramètres des actions.
Les champs d’Approbation à distance supportent seulement les contrôles CheckboxList, RadiobuttonList, Listbox et DropdownListBox. Les champs de commentaires d’Approbation à distance supportent seulement les contrôles TextBox et TextArea.
En considérant l’ajout de l’Approbation à distance dans une action, nous vous suggérons de :
Régler le champ d’approbation toujours visible mais en lecture seule dans l’action précédente.
Régler le champ d’approbation comme visible uniquement après que SubmitToWorkflow() ne soit appelé dans l’action précédente afin d’y ajouter le champ d’approbation sur la page de l’archive uniquement.
Utiliser CSS pour cacher le champ d’approbation dans l’action précédente.
Enregistrement des erreurs
Fichier de log
L’Approbation à distance générera automatiquement des événements dans l’Observateur d’événements de Windows, ainsi que des fichiers de log détaillés dans le dossier WorkflowGen \App_Data. Par défaut, le fichier de log se trouve dans le dossier Web WorkflowGen DISQUE:\wwwroot\wfgen\App_Data\LogFiles\RemoteApproval.
Si vous avez configuré WorkflowGen pour utiliser une autre ApplicationDataPath (défini dans le fichier web.config), les fichiers de log se trouveront dans le chemin spécifié dans le fichier config. Par exemple, si ApplicationDataPath est réglé sur \SERVEUR_B\App_Data\, les fichiers log d’Approbation à distance seront créés dans \SERVEUR_B\App_Data\LogFiles\RemoteApproval.
Le nom du fichier de log est la date, au format suivant : AAAA-MM-DD.log.
Le fichier de log contient un résumé des activités, y compris les détails des problèmes techniques, et des informations sur les actions WorkflowGen clôturées depuis l’application d’Approbation à distance. Il y a cinq niveaux de détails :
0 – Désactivé : Aucun (aucun fichier de log ne sera créé)
1 – Messages généraux : Résumé des messages d’exécution seulement
2 – Messages d’erreur : Messages d’erreur d’exception seulement
3 – Messages généraux et messages d’erreurs : Résumé des messages d’exécution et messages d’erreur d’exception
4 – Détails complets pour déboggage (incluant l'Observateur d'événements) : Résumé des messages d’exécution et messages d’exception détaillés (y compris les logs de l’Observateur d’événements)
Le niveau 3 (messages généraux et messages d’erreurs) est recommandé car la taille des fichiers et des détails sont bien balancés.
Le niveau des détails du fichier log est réglé dans le Panneau de configuration du Module d’administration (voir Approbation à distance dans la section Panneau de configuration).
Messages d’erreur
Le tableau ci-dessous présente des messages d’erreur possibles et leurs descriptions, qui se trouvent dans le fichier de log d’Approbation à distance.
Dernière mise à jour