Actions

Ajout d’une action

Cliquez sur l’icône Ajout d’une action pour ouvrir l’écran Sélectionner un type d'action.

Champs	Remarques
Application	Permet la création d’une action basée sur l’application sélectionnée
Synchronisation	Permet la création d’une action de type synchronisation
Manuel	Permet la création d’une action de type manuelle
Sous-processus indépendant	Permet la création d’une action de type sous-processus indépendant
Sous-processus lié	Permet la création d’une action de type sous-processus lié

Écran Édition d'une action

Champs	Remarques
Infos	Affiche l’écran d’édition de l’action
Paramètres	Affiche la liste des paramètres obligatoires et supplémentaires d’une action de ce type
Actions suivantes	Affiche la liste des actions suivant l’action actuelle dans le workflow du processus
Notifications	Affiche la liste des notifications automatiques et supplémentaires de l’action

Onglet Infos

Les champs dans la boîte de dialogue Édition d’une action varient selon le type de l’action (par exemple, une action de formulaire Web humaine ou une action de sous-processus).

Champs	Remarques
Type d’application ou d’action	Type d’action ou d’application utilisé par l’action
Nom	Identifiant unique pour l’action; doit être conforme à la nomenclature et limité à 30 caractères (champ obligatoire)
Description	Description de l’action limitée à 255 caractères (champ obligatoire)
Participant [1]	Participant associé à l’action (champ obligatoire)
Sous-process [1]	Sous-processus associé à l’action (champ obligatoire) La liste des sous-processus disponibles est générée en fonction du statut du processus : Si le processus est actif, vous ne pouvez choisir que des sous-processus actifs ou archivés Si le processus est en test ou en construction, vous pouvez choisir parmi les sous-processus de test, actifs ou archivés Attention : Si vous changez le sous-processus en un autre, tous les paramètres actuels du sous-processus précédent seront supprimés.
Version du sous-process	La version du sous-processus (facultatif) Auto trouve la version active, en test ou archivée (dans cet ordre) la plus récente et la choisit, mais si vous saisissez une version spécifique dans le champ Numéro, cette version sera choisie indépendamment de son statut.
Méthode d’affectation [2]	Méthode d’affectation d’une action à un participant (champ obligatoire)
Demandeur du sous-processus [1]	Utilisateurs du processus définis automatiquement en tant que demandeurs du sous-processus (champ obligatoire)
Récupérer les utilisateurs depuis [3]	Donnée du processus contenant la liste des noms d’utilisateurs (séparés par une virgule) des personnes à qui l’action sera affectée (champ obligatoire)
Délai de réalisation [4]	Délai avant que l’action ne soit considérée comme en retard. La valeur peut être définie via une constante ou à travers une donnée du processus dont la valeur sera récupérée à l’exécution. Unités : Vous pouvez choisir la manière dont le délai sera calculé en sélectionnant (ou pas) l’option Utiliser les jours et heures ouvrés pour calculer la durée.
Annuler la prise en charge si le retard est supérieur à [5]	L’affectation de l’action peut être annulée automatiquement si le délai est supérieur à la valeur définie. Vous devez définir une unité de durée pour ce champ.
Mode de clôture	Indique si l’action doit être complétée par le moteur de workflow en arrière-plan Cette option est utile quand la finalisation de la réalisation d’une action prend du temps (beaucoup de notifications, l’action est suivi par un service Web, etc...). Dans ce cas l’utilisateur n’a pas à attendre que l’action se termine, il est redirigé sur la fiche de suivi de la demande ou sur la page d’accueil du portail (selon le paramétrage de la redirection définit dans le panneau de configuration par l’administrateur).
Visible	Indique si l’action est affichée dans l’historique des actions de la fiche de suivi de la demande dans le portail utilisateur
Texte d’aide [6]	Texte d’aide sur l’action dans le module utilisateur (un lien permet l’édition de ce texte)
Lien d’aide	URL d’un document d’aide externe sur l’action, visible dans le portail utilisateur
Email de support	Email de support de l’action affiché dans le portail utilisateur
Taille d’icône	La taille d’icône pour le processus graphique du workflow; cochez Appliquer la taille à toutes les actions pour changer la taille de toutes les icônes d'action en même temps
Identifiant interne	Identifiant de l’action

1. Si l’action est un sous-processus.

2. Si l’action est une application.

3. Disponible pour les méthodes d’affectation automatique à la personne et manuelles.

4. Actif si la méthode d’affectation est manuelle.

5. Actif si un délai de retard est défini.

6. La limite de texte d'aide par défaut de 10 000 caractères peut être personnalisée en modifiant la valeur du paramètre AdministrationMaxHelpTextSize dans le fichier web.config.

Suppression d’une action

Seuls les gestionnaires de processus et les administrateurs peuvent supprimer une action. Si le processus est actif ou archivé, l’action ne peut pas être supprimée.

Ajout d’une boucle sur la première action

Il n’est pas possible de créer une boucle avec la première action du processus. Vous devez ajouter une nouvelle action affectée automatiquement au demandeur et créer une boucle avec celle-ci.

Exemple

Ici, l’action MODIFIER est ajoutée :

- SAISIR > VALIDER > MODIFIER > VALIDER > MODIFIER > VALIDER > ...

Méthodes d’affectation

Automatiques

Méthode	Remarques
Automatique au demandeur	L’action est affectée à l’utilisateur qui a initié la demande (ex. : la première action du processus est affectée au demandeur).
Automatique à l’initiateur de l’action [1]	L’action est affectée à l’utilisateur qui a fait l’action précédente (ex. : lancement de plusieurs actions consécutives par la même personne)
Automatique à la personne (action affectée par utilisateur) [2]	Si le type de participant est une Personne, l’action est affectée à l’utilisateur associé au participant. Si le type de participant est une Liste de personnes, l’action peut être affectée à l’utilisateur dont le nom d’utilisateur est récupéré dans la donnée du processus sélectionnée. Si la donnée du processus contient une liste de noms d’utilisateurs (séparés par une virgule), une instance de l’activité concernée (action) est créée et affectée pour chaque utilisateur de la liste.
Automatique à la personne qui a fait ... (une action)	L’action est affectée à l’utilisateur qui a fait l’action sélectionnée (ex. : la dernière validation doit être effectuée par le même utilisateur qui a effectué la première validation)
Automatique au gestionnaire du demandeur	L’action est affectée au gestionnaire de l’utilisateur qui a initié la demande. Une erreur d’affectation peut arriver si aucun gestionnaire n’est associé à l’initiateur de l’action
Automatique au gestionnaire de l’initiateur de l’action	L’action est affectée au gestionnaire de l’utilisateur qui a réalisé l’action précédente. Une erreur d’affectation peut arriver si aucun gestionnaire n’est associé à l’utilisateur qui a réalisé l’action sélectionnée.
Automatique au gestionnaire de la personne qui a fait ... (une action)	L’action est affectée au gestionnaire de l’utilisateur qui a réalisé l’action sélectionnée. Une erreur d’affectation peut arriver si aucun gestionnaire n’est associé à l’utilisateur qui a réalisé l’action sélectionnée.
Automatique au système	Utilisé pour une action de type synchronisation ou application automatique (procédure Web, procédure Web asynchrone, service Web)

1. La méthode Automatique à l’initiateur de l’action est disponible si le participant de l’action précédente est le même que celui de l’action actuelle.

2. Si la méthode Automatique à la personne est sélectionnée, le champ Récupérer l’utilisateur depuis une donnée doit être défini.

Manuelles

Méthode	Remarques
Manuelle par l’initiateur de l’action	L’utilisateur qui a effectué l’action précédente doit sélectionner l’utilisateur qui sera affecté à l’action suivante dans la liste des utilisateurs du participant.
Manuelle par la personne qui a fait ... (action)	L’utilisateur qui a effectué l’action sélectionnée doit sélectionner l’utilisateur qui sera affecté à l’action suivante dans la liste des utilisateurs du participant. Dans les processus contenant des sous-processus ou des applications automatiques cette méthode peut remplacer Par l’initiateur de l’action lorsque l’action précédente a été effectuée par le système.
Manuelle par le coordinateur	(Répartition / Dispatching) Un des coordinateurs doit affecter l’action à un utilisateur associé au participant de l’action.
Self service	Le premier utilisateur associé au participant qui décide de prendre en charge l’action reçoit l’affectation de l’action (à cet instant les autres ne seront plus capables de prendre en charge l’action).

Méthodes d'affectation disponibles par type d'action

Le tableau suivant présente les méthodes d'affectation disponibles en fonction du type d'action (synchronisation, application ou sous-processus) et du type d'application d'action (procédure Web, service Web, procédure Web asynchrone ou application Web).

Méthodes d'affectation disponibles	Synchronisation	Procédure Web, service Web, procédure Web asynchrone	Application Web	Sous-processus
Automatique
Automatique au demandeur	❌	❌	Voir matrice suivante	✔️
Automatique à l'initiateur de l'action [1]	❌	❌	✔️	✔️
Automatique à la personne [2]	❌	❌	✔️	✔️
Automatique à la personne qui a fait...	❌	❌	Voir matrice suivante	✔️
Automatique au manager du demandeur	❌	❌	Voir matrice suivante	✔️
Automatique au manager de l'initiateur de l'action	❌	❌	Voir matrice suivante	✔️
Automatique à la personne qui a fait...	❌	❌	Voir matrice suivante	✔️
Automatique au système	✔️	✔️	Voir matrice suivante	✔️
Manuelle
Manuelle par l'initiateur de l'action	❌	❌	Voir matrice suivante	❌
Manuelle par la personne qui a fait...	❌	❌	Voir matrice suivante	❌
Manuelle par le coordinateur	❌	❌	Voir matrice suivante	❌
Self-service	❌	❌	Voir matrice suivante	❌

1. La méthode Automatique à l’initiateur de l’action est disponible si le participant de l’action précédente est le même que celui de l’action actuelle.

2. Si la méthode Automatique à la personne est sélectionnée, le champ Récupérer l’utilisateur depuis une donnée doit être défini.

Méthodes d'affectation disponibles pour les actions d'application Web par type et rôle de participant

La matrice ci-dessous indique les méthodes d’affectations disponibles lorsque l’on sélectionne une action de type Application ou Application Web en fonction du type de participant associé et du rôle de ce participant.

Méthodes d'affectation disponibles	Personne	Liste de personnes : Participant	Liste de personnes : Demandeur	Liste de personnes avec coordinateur : Participant	Liste de personnes avec coordinateur :
Automatique
Automatique au demandeur	❌	❌	✔️	❌	✔️
Automatique à l'initiateur de l'action [1]	✔️	❌	❌	❌	❌
Automatique à la personne [2]	✔️	✔️	✔️	✔️	✔️
Automatique à la personne qui a fait...	❌	✔️	✔️	✔️	✔️
Automatique au manager du demandeur	❌	✔️	✔️	✔️	✔️
Automatique à la personne qui a fait...	❌	✔️	✔️	✔️	✔️
Automatique au système	❌	❌	❌	❌	❌
Manuelle
Manuelle par l'initiateur de l'action	❌	✔️	✔️	✔️	✔️
Manuelle par la personne qui a fait...	❌	✔️	✔️	✔️	✔️
Manuelle par le coordinateur	❌	❌	❌	✔️	✔️
Self-service	❌	✔️	✔️	✔️	✔️

1. La méthode Automatique à l’initiateur de l’action est disponible si le participant de l’action précédente est le même que celui de l’action actuelle.

2. Si la méthode Automatique à la personne est sélectionnée, le champ Récupérer l’utilisateur depuis une donnée doit être défini.

Onglet Actions suivantes

Champs	Remarques
Sélectionnez l’action à ajouter *	Action du processus à ajouter en tant qu’action suivant l’action actuelle

* Une action peut être utilisée une seule fois en tant qu’action suivante dans les transitions d’une autre action.

Colonnes	Remarques
Action suivante	Nom de l’action suivante
Transitions vers	Liste d’actions à suivre possibles
Condition/Exception	Un lien affiche l’écran d’édition de la condition ou exception de la transition
Suppression	Le x permet la suppression de la transition vers l’action suivante