Définition de processus

Aperçu

Les processus sont organisés en dossiers administrés par des gestionnaires. Un niveau unique de dossier est possible dans WorkflowGen.

La notion de gestionnaire de dossier intervient lorsqu’un dossier est associé à un participant de type liste de personnes. Un gestionnaire correspond à une ou plusieurs personnes; la liste de personnes avec coordinateur n’est pas significatif ici. Les gestionnaires ont un accès complet à la définition de leurs processus.

Les gestionnaires de dossier ont un accès complet aux processus de leur dossier mais pas aux processus des autres dossiers ou aux autres fonctions d’administration.

Les utilisateurs avec un profil d’administrateur WorkflowGen ont un accès complet à tous les dossiers et leurs processus associés, mais n’ont pas accès aux fonctionnalités administratives.

Un processus peut avoir plusieurs versions, mais seulement un peut être actif en même temps. Les demandes courantes effectuées en utilisant des versions archivées continueront avec les définitions de processus respectives de ces versions, jusqu’au moment où elles soient clôturées.

Un processus peut être déclaré en tant que sous-processus et ainsi être utilisé à travers une action d’un autre processus en tant que sous-processus indépendant ou lié.

La définition d’un processus utilise les paramètres définis dans les concepts du workflow :

• Participants (demandeur, acteur)

• Données pertinentes (formulaire, accord, montant, etc...)

• Actions (trouver des informations, valider, gérer, attendre)

• Transitions (actions suivantes, conditions)

• Méthodes d’affectation (automatique, manuelle, etc...)

• Notifications (d’affectation, de clôture, etc...)

La définition d’un processus implique un nombre de règles de gestion important. Afin de simplifier sa mise en œuvre, WorkflowGen regroupe la définition des processus en cinq sections :

Information du processus

Ces informations décrivent la publication du processus (statut, version) et les paramètres généraux (archivage, notification de clôture).

Participants

Les participants globaux sélectionnés ou spécifiquement créés pour les processus et prenant le rôle de demandeur ou intervenant.

Données

Données pertinentes et nécessaires au déroulement du processus.

Formulaire

L’éditeur intégré permettant une création en mode WYSIWYG du formulaire utilisé par le workflow.

Workflow

Une définition des actions et les transitions associées, les conditions et les exceptions.

Plein écran / Quitter le plein écran

Affiche ou quitte le mode d’affichage plein de la définition du processus.

Rapport

Un aperçu général de tous les paramètres utilisés dans la définition d’un processus ainsi que l’identification des erreurs de conception. Des statistiques d’usage du processus concerné sont également présentées.

Test

Vous permet de tester le processus si le statut est défini à En test. Pour effectuer un test, le gérant du dossier/process doit être un des initiateurs du processus.

Dossier

Écran liste des dossiers

Barre de menu

Liens	Remarques
Nouveau dossier	Affiche l’écran d’édition des dossiers en mode ajout
Rafraîchir	Rafraîchit la liste des dossiers

Filtres

Filtrer sur *	Remarques
Nom	Filtre par nom de dossier
Description	Filtre par description de dossier

* Un filtre peut s’appliquer à une partie d’un champ.

Liste des dossiers

Colonnes	Remarques
Dossier	Nom de dossier (un lien permet d’afficher la liste des processus contenus dans le dossier)
Description	Description du dossier
Processus	Nombre de processus contenus dans le dossier
Éditer	Un lien permet d’afficher la fiche d’édition du dossier

Écran dossier

Formulaire dossier

Champs	Remarques
Nom du dossier	Identifiant unique pour le dossier; doit être conforme à la nomenclature et limité à 30 caractères (champ obligatoire)
Description	Description du dossier limitée à 255 caractères (champ obligatoire)
Gestionnaire	Nom du participant global gérant le dossier (champ obligatoire)

Gestionnaire de processus

Un gestionnaire de processus doit être un participant global de type personne ou liste de personnes.

Suppression d’un dossier

Un dossier ne peut pas être supprimé s’il contient des processus.

Liste des processus

Écran liste de processus

Barre de menu

Liens	Remarques
Nouveau processus	Affiche l’écran d’édition des processus en mode ajout
Rafraîchir	Met à jour la liste des processus
Supprimer	Supprime un processus

Filtres

Filtrer sur *	Remarques
Nom	Filtre par nom de processus
Description	Filtre par description de processus

* Un filtre peut s’appliquer à une partie d’un champ.

Filtres externes	Remarques
Statut	Filtre par statut des processus

Liste des processus

Colonnes	Remarques
Nom	Nom et version du process (un lien affiche l’écran d’édition du processus)
Description	Description du processus
Statut	Statut du processus