Module d'administration WorkflowGen

Aperçu

Le module d’administration WorkflowGen est une application Web dont les fonctions principales sont :

• La gestion des annuaires, des groupes et des utilisateurs

• La définition des processus et des informations globales

• La définition des règles de sécurité en rapport avec les processus et les utilisateurs.

L’accès au module d’administration ainsi que son utilisation doivent être gérés avec prudence car les fonctions disponibles sont très sensibles.

Accès au module d’administration

L’accès au module d’administration se fait à travers l’URL http://votresite/wfgen/admin/default.aspx.

• default.aspx est facultatif s’il est configuré comme document par défaut sur le site Web.

• votresite peut être un DNS ou une adresse IP; la recommandation est d’utiliser un DNS, car ceci peut faciliter la transition à un nouveau serveur ou si vous migrez le site à une configuration « web farm ».

Authentification

Selon la méthode d'authentification choisie par les administrateurs de WorkflowGen, vous devrez indiquer un nom d’utilisateur et un mot de passe quand vous ouvrez une session WorkflowGen. Ces données correspondent à celles que vous utilisez quand vous ouvrez une session Windows.

Sélection de la langue

Vous pouvez choisir une langue dans la page d’accueil de l’écran de l’application. Si la liste n’est pas affichée cela signifie que l’application a été configurée afin de n’utiliser qu’une seule langue. Le pays à côté de la langue permet au système d’utiliser les paramètres régionaux appropriés dans l’application et plus spécialement pour l’affichage des dates et des valeurs numériques.

Par exemple, English (United Kingdom) correspond à l’interface utilisateur en anglais avec des paramètres régionaux du Royaume-Uni (format jj/mm/aaaa) tandis que English (United States) correspond à l’interface utilisateur en anglais avec des paramètres régionaux des États-Unis (format m/j/aaaa).

Actuellement, vous pouvez choisir parmi la liste suivante des langues :

• English (Australia)

• English (Canada)

• English (United Kingdom)

• English (United States)

• Français (Canada)

• Français (France)

• Français (Suisse)

• Deutsch (Deutschland)

• Deutsch (Schweiz)

• Italiano (Italia)

• Português (Portugal)

• Español (España)

Structure du module d’administration

Bandeau

Cliquez sur Annuaires sur le bandeau pour accéder à l'écran Annuaires, puis cliquez sur Annuaires dans l'écran des annuaires pour ouvrir la liste des annuaires.

Cliquez sur Process sur le bandeau pour ouvrir la liste des dossiers de processus.

Cliquez sur Participants sur le bandeau pour ouvrir la liste des participants.

Cliquez sur Applications sur le bandeau pour ouvrir la liste des applications.

Cliquez sur Catégories sur le bandeau pour ouvrir la liste des catégories.

Cliquez sur Listes globales sur le bandeau pour ouvrir la liste des listes globales.

Cliquez sur Portail sur le bandeau pour accéder au portail de workflow.

Workflow de processus

Dans le module d’administration, cliquez sur le nom d’un des processus listés pour accéder aux onglets suivants relatifs au processus sélectionné :

• Infos

• Participants

• Données

• Formulaire

• Workflow (vue Graphique ou Liste)

Double-cliquez une action dans la vue Graphique, ou cliquez une action dans la liste des actions pour ouvrir le formulaire d’édition d’une action, qui comprend les onglets suivants :

• Infos

• Paramètres

• Actions suivantes

• Notifications

L'écran de workflow de processus comprend également les liens suivants :

• Plein écran

• Rapport

• Tester

Gestion des processus

Dans la section de gestion des processus du module d'administration, cliquez sur :

• Process, pour accéder à la liste des dossiers et par la suite, la liste des processus d’un dossier ainsi qu’à leur formulaire d’édition.

• Participants, pour accéder à la liste des participants et par la suite éditer un participant.

• Applications, pour accéder à la liste des applications et par la suite éditer une application.

• Catégories, pour accéder à la liste des catégories et par la suite éditer une catégorie.

• Listes globales pour accéder à la liste des listes globales (voir Listes globales).

Gestion des utilisateurs

Dans la section de gestion des utilisateurs du module d'administration, cliquez sur :

• Annuaires, pour accéder à la liste des annuaires, puis éditer un annuaire (voir Annuaires).

• Utilisateurs, pour accéder à la liste des utilisateurs, puis éditer un utilisateur (voir Utilisateurs).

• Groupes, pour accéder à la liste des groupes, puis éditer un groupe (voir Groupes).

• Délégations, pour accéder à la liste des délégations (voir Délégations).

• Logs de synchronisations, pour accéder à la liste des logs de synchronisation des annuaires synchronisés (voir Synchronisation des annuaires).

Panneau de configuration

Le panneau de configuration comprend les onglets suivants :

• Général

• Portail

• Administration

• Synchronisation annuaire

• Intégration

• Approbation à distance

• Diagnostique

• Informations produit

Voir Panneau de configuration pour de plus amples renseignements.

Centre de ressources

Cliquez sur Centre de ressources pour accéder au Centre de ressources WorkflowGen.

Nomenclature

La plupart du temps, les informations dans la base de données sont identifiées par un nom (en plus d’un numéro interne dédié).

Pour des raisons techniques et de lisibilité, ces noms ne doivent contenir que des caractères, des combinaisons alphanumériques, ou - et _ (sans espaces, sans accents).

L’administrateur peut limiter l’étendue des caractères à la table ANSI ou autoriser l’utilisation de tous les caractères alphanumériques inclus dans la table étendue (Unicode).

Dans la section Administration du panneau de configuration, sélectionnez Restriction d’encodage des données dans la section Affichage. Dans la plupart des cas, le nom ne doit pas dépasser 30 caractères.

Sécurité

L’accès au module d’administration est limité aux utilisateurs ayant un profil administrateur et aux utilisateurs appartenant aux participants définis comme gestionnaire de dossier. Cependant, durant l’installation du logiciel, le contrôle d’accès peut être désactivé temporairement.

Une fois que l’authentification est active les restrictions suivantes s’appliquent :

• Les administrateurs n’ont aucune restriction d’accès à l’exception du module de gestion des paramètres de configuration de l’application qui nécessite un droit d’accès spécifique (voir la documentation technique).

• Les gestionnaires de dossier ont accès à la définition et aux statistiques des processus de leur(s) dossier(s). Ils n’ont pas d’accès aux annuaires, groupes, la gestion d’utilisateurs, délégations, participants globales et la gestion des applications.

• Les superviseurs de processus n’auront pas accès au module d’administration, mais peuvent avoir accès au module statistiques de leur processus via le portail.

Suppression et archivage

Afin de garantir l’archivage des demandes, les informations ne peuvent pas être supprimées si elles sont liées à une définition de processus ou à une donnée globale. De même manière, les informations utilisées dans les demandes « réelles » faites par les utilisateurs ne peuvent pas être supprimées.