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WorkflowGen Guide du portail utilisateur
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Écran de la page d’accueil
Cette page affiche toutes les options dont l’utilisateur peut accéder en fonction de son profil. Des menus personnalisés sont disponibles aux utilisateurs comme options de menu de la page d’accueil.
Page d’accueil personnalisée
Cette page affiche la date de la dernière visite ainsi que le nom et le prénom de l’utilisateur. Les dates et heures sont affichées dans le fuseau horaire de l’utilisateur.
Panneau des paramètres de l’utilisateur
Le panneau Paramètres de l’utilisateur est accédé en cliquant l’icône d’engrenage en haut à droite de l’écran du portail utilisateur. Vous pouvez sélectionner votre langue et fuseau horaire et changer votre mot de passe depuis ce panneau.
Page d’accueil mono-processus
En sélectionnant un nom de processus depuis la liste déroulante en haut à gauche du bandeau, la page d’accueil affichera les informations pour ce processus uniquement.
Quick View
Si la fonctionnalité Quick View a été activée dans le Module d’administration, une boîte de dialogue qui affiche les données de processus prédéterminées s’ouvre en cliquant sur l’icône d’une demande à côte du nom du processus. L’utilisateur peut ensuite remplir et soumettre des informations, imprimer le formulaire en cliquant l’icône d’imprimante, naviguer à la boîte de dialogue Quick View de la demande précédente ou suivante (s’il y a lieu) en utilisant les flèches, fermer le Quick View en cliquant l’icone x, et supprimer ou annuler la demande (en fonction du statut du processus et les paramètres de sécurité d’utilisateur).
Mes favoris
Lorsque vous ajoutez des processus et/ou des vues à votre liste de favoris, la section Mes favoris s'affiche en haut des sections dans votre page d'accueil; cette section contiendra une liste depuis laquelle vous pouvez lancer ces processus ou ouvrir ces vues.
Pour ajouter un processus ou une vue à la liste des favoris, survolez le nom du processus ou de la vue avec la souris, puis cliquez l'étoile vide qui s'affiche qui deviendra ensuite solide. Pour supprimer un processus ou une vue de la liste des favoris, cliquez sur l'étoile solide (vous pouvez ce faire depuis la liste Mes favoris, la liste Nouvelle demande ou la liste Mes vues).
Seuls les processus avec le statut Actif peuvent être ajoutés à la liste des favoris.

Si un processus a été archivé ou supprimé, ou si vous ne faites plus partie des participants d'un processus, vous ne pourrez plus lancer ce processus. (Le processus sera toujours visible dans la liste des favoris à ce que la page d'accueil soit rafraîchie.)

Vous pouvez ajouter des vues partagées par d'autres utilisateurs à votre liste de favoris, mais si une vue n'est plus partagée, vous ne pourrez plus l'ouvrir. (La vue sera toujours visible dans la liste des favoris à ce que la page d'accueil soit rafraîchie.)
Nouvelle demande
Ceci est la liste de demandes pouvant être lancées par l’utilisateur. Les nouvelles demandes peuvent être regroupées par catégories.
Alternativement, la configuration du système dans le Module d’administration permet d’afficher les descriptions du processus et des actions au lieu des noms.
Colonnes
Remarques
Nom
Icône et nom du processus (ou description du processus)

  indique que le processus est en mode test (« En test »)
  indique que le processus est actif (« Actif »)

Si la fonctionnalité Quick View est activée dans le Module d’administration et que l'icône correspondante a été cliquée, le formulaire de demande du process s’affichera avec une boîte de dialogue (pop-up).

Nom du processus : Un lien est affiché pour lancer une nouvelle demande du processus.
Description
Description du processus (au lieu du nom de code)
Aide
Aide du processus (un lien est affiché pour ouvrir l’écran d’aide du processus)
Mes vues
Ceci est la liste des vues personnalisées de l’utilisateur.
Mes demandes en cours
Ceci est la liste des demandes en cours dont l’utilisateur est le demandeur.
Colonnes
Remarques
Demande n°
Icône et ID de la demande

  indique que le processus est en mode test (« En test »)
  indique que le processus est actif (« Actif »)

Si la fonctionnalité Quick View est activée dans le Module d’administration et que l'icône correspondante a été cliquée, le formulaire de demande du process s’affichera avec une boîte de dialogue (pop-up) qui contient la donnée du processus prédéfinie (ex. FORM_ARCHIVE).

ID de la demande : Un lien affiche l’écran de suivi de la demande.
Process
Nom du processus
Lancée le
Date et heure du lancement de la demande
À faire pour le
Délai de la demande (si vide, la demande n’a pas de délai de réalisation)
Mes actions à faire
Ceci est la liste des actions à réaliser par l’utilisateur.
Colonnes
Remarques
Demande n°
Icône et ID de la demande

  indique que le processus est en mode test (« En test »)
  indique que le processus est actif (« Actif »)

Si la fonctionnalité Quick View est activée dans le Module d’administration et que l'icône correspondante a été cliquée, le formulaire de demande du process s’affichera avec une boîte de dialogue (pop-up) qui contient la donnée du processus prédéfinie (ex. FORM_ARCHIVE).

ID de la demande : Un lien affiche l’écran de suivi de la demande.
Process
Nom du processus
Action
Icône et nom de l’action

Créée le
Date et heure de la création de l’action
À faire pour le
Délai de l’action (si vide, la demande n’a pas de délai de réalisation)
Les actions d’équipe à faire
Ceci est la liste des actions en mode « self-service ». Ces actions ne sont pas affectées à un seul utilisateur et peuvent être prises en charge par n’importe quel utilisateur associé au participant de l’action.
Colonnes
Remarques
Demande n°
Icône et ID de la demande

  indique que le processus est en mode test (« En test »)
  indique que le processus est actif (« Actif »)

Si la fonctionnalité Quick View est activée dans le Module d’administration et que l'icône correspondante a été cliquée, le formulaire de demande du process s’affichera avec une boîte de dialogue (pop-up) qui contient la donnée du processus prédéfinie (ex. FORM_ARCHIVE).

ID de la demande : Un lien affiche l’écran de suivi de la demande.
Process
Nom du processus
Action
Icône et nom de l’action

Créée le
Date et heure de la création de l’action
À faire pour le
Délai de l’action (si vide, la demande n’a pas de délai de réalisation)
Actions à affecter à une personne
Ceci est la liste des actions que l’utilisateur doit affecter à quelqu’un. Cette fonction s’applique sous les circonstances suivantes :
Un participant avec un coordinateur

Une affectation manuelle par l’initiateur de l’action

Une personne qui n’est pas coordinateur qui prend charge d’une action précédente
Colonnes
Remarques
Demande n°
Icône et ID de la demande

  indique que le processus est en mode test (« En test »)
  indique que le processus est actif (« Actif »)

Si la fonctionnalité Quick View est activée dans le Module d’administration et que l'icône correspondante a été cliquée, le formulaire de demande du process s’affichera avec une boîte de dialogue (pop-up) qui contient la donnée du processus prédéfinie (ex. FORM_ARCHIVE).

ID de la demande : Un lien affiche l’écran de suivi de la demande.
Process
Nom du processus
Action
Icône et nom de l’action

Créée le
Date et heure de la création de l’action
À faire pour le
Délai de l’action (si vide, la demande n’a pas de délai de réalisation)
Rechercher
Ceci affiche l’écran de recherche. Pour des informations sur comment utiliser cette fonctionnalité, voir la section Recherche.
Suivi des demandes en cours
L’accès à la liste des demandes en cours et en retard est donné à l’utilisateur s’il est gestionnaire ou superviseur de processus (en fonction des processus qu’il gère).
Si l’utilisateur est un administrateur, il a accès à la liste de toutes les demandes en cours et en retard de tous les processus. Les utilisateurs peuvent enregistrer une vue de la liste des demandes actuelles.
Suivi des actions en cours
L’accès à la liste des actions en cours et en retard est donné à l’utilisateur s’il est gestionnaire ou superviseur de processus (en fonction des processus qu’il gère).
Si l’utilisateur est un administrateur, il a accès à la liste de toutes les actions en cours et en retard de tous les processus. Les utilisateurs peuvent enregistrer une vue de la liste des demandes actuelles.
Tableau de bord
Vous pouvez transformer votre page d’accueil du portail en tableau de bord qui affiche vos vues sauvegardées (voir Sauvegarder la vue) en forme de panneaux flottants personnalisables que vous pouvez placer selon vos besoins. Ces panneaux resteront sur votre page d’accueil quand vous y revenez et se rafraîchiront automatiquement.
Pour ouvrir un panneau de tableau de bord, cliquez l’icône de graphique à barre à gauche du nom de la vue. Vous pouvez ensuite le placer sur votre page d’accueil et le redimensionner selon vos besoins.
Vous pouvez lancer le formulaire Web relatif à une action directement depuis le tableau de bord. De cette manière, la réalisation des actions rafraîchira la vue affichée dans le tableau de bord au lieu de vous rediriger vers la page configurée par défaut lors de la réalisation d’une action (par exemple, le formulaire de suivi ou la page d’accueil).
Cette fonctionnalité est également très utile avec celle d’Approbation rapide (voir la capture d’écran ci-dessous), car elle vous permet d’accéder immédiatement à votre liste d’actions de validation, que vous pourrez ensuite traiter directement dans le panneau du tableau de bord en utilisant les boutons (voir Approbation rapide pour plus d’informations).
Rafraîchissement et auto rafraîchissement du tableau de bord
Tandis que les vues dans les panneaux du tableau de bord seront rafraîchies quand vous retournez à la page d’accueil, vous pouvez également rafraîchir manuellement les panneaux du tableau de bord en cliquant l’icône de rafraîchissement (une flèche circulaire) en haut à droite.
Si vous passez de la vue affichée dans le panneau vers une autre page, par exemple en ouvrant un formulaire de demande ou de suivi depuis le panneau, et ensuite que vous cliquez l’icône de rafraîchissement, le panneau reviendra à la vue et la rafraîchira. Dans ce cas, vous perdrez toutes les informations saisies dans le formulaire qui n’auront pas encore été envoyées. D’ailleurs, si vous rafraîchissez durant des validations d’Approbation rapide, tous les boutons sélectionnés seront réinitialisés et vous perdrez vos sélections. Le rafraîchissement est désactivé lors de l’éclatement (« drilldown ») des graphiques personnalisées affichées dans des panneaux du tableau de bord.
Si votre administrateur WorkflowGen a activé la fonctionnalité d’auto rafraîchissement, l’icône d’auto rafraîchissement (une flèche circulaire avec des aiguilles d’horloge) sera affichée, et les panneaux rafraîchiront selon l’intervalle prédéfinie. Vous pouvez activer et désactiver l’auto rafraîchissement en cliquant l’icône.
L’auto rafraîchissement sera désactivé automatiquement dans les cas suivants :
Durant des validations d’Approbation rapide, car un rafraîchissement réinitialiserait les boutons sélectionnés.

En passant de la vue affichée dans le panneau vers une autre page, par exemple en ouvrant un formulaire de demande ou de suivi depuis le panneau.

Lors de l’éclatement (« drilldown ») des graphiques personnalisées affichées dans des panneaux du tableau de bord.