Édition
Écran d'informations de processus
Barre de menu
Liens | Remarques |
Infos | Affiche l’écran d’édition des processus en mode ajout |
Participants | Affiche la liste des participants du processus |
Données | Affiche la liste des données du processus |
Formulaire | Affiche l’éditeur du formulaire |
Workflow | Affiche la liste des actions du processus |
Liens supplémentaires
Liens | Remarques |
Plein écran | Affiche le contenu des différents onglets de la barre de menu en plein écran |
Rapport | Affiche la documentation du processus et vérifie la validité de la définition du processus |
Tester | Lance une nouvelle demande test pour ce processus |
Formulaire de processus
Champs | Remarques |
Modèle | Sélection d’un modèle de workflow directement testable, modifiable et utilisable parmi la liste Par défaut ou dans la Librairie Par défaut :
Librairie :
Un modèle de workflow personnalisé peut être créé et déployé sur le serveur avec la structure de dossier et fichiers suivante :
📌 Exemple :
✏️ Note : Seuls les processus avec formulaire intégré sont supportés en tant que modèle de workflow. |
Nom | Identifiant unique pour le processus; doit être conforme à la nomenclature et limité à 30 caractères (champ obligatoire) |
Version | Le numéro de version du processus est en lecture seule et utilise un incrément automatique par défaut |
Description | Description du processus limitée à 255 caractères (champ obligatoire) |
Statut | Statut du processus :
|
Formulaire intégré | Activer l’éditeur de formulaire intégré |
Sous-processus | Détermine si le processus peut être utilisé en tant que sous-processus par un autre processus, à partir d'un appel d'API ou en tant que processus autonome |
Niveau d’accès | Champ obligatoire si l’option sous-processus est sélectionnée Si le processus a été déclaré en tant que sous-processus, vous pouvez choisir entre deux niveaux d’accès :
|
Catégories | Liste des catégories Le lien Ajouter permet d'ajouter ou de supprimer des catégories du processus. |
Délai de réalisation | Délai avant que le processus ne soit considéré comme en retard Unités :
Vous pouvez choisir la manière dont le délai sera calculé en sélectionnant (ou pas) l’option Tenir compte des jours/heures ouvrés lors du calcul du délai. |
Tenir compte des jours/heures ouvrés lors du calcul du délai | Calculer la durée en fonction des heures de bureau |
Notifier le demandeur de la clôture | Envoyer un email au demandeur du processus lors de la clôture du processus (sélectionné par défaut) |
Archiver les résultats des actions | Enregistrer le résultat de chacune des actions de la demande à chaque étape du processus (désélectionné par défaut) Si cette option n’est pas activée, tous les fichiers intermédiaires sont supprimés lors de la clôture de la demande. |
Stockage de données de processus | Stocker les données de type fichier (fichier joint compris) dans la base de données afin de permettre une sauvegarde sans interruption de service (les utilisateurs peuvent continuer à travailler pendant la sauvegarde) |
Texte d’aide | Texte d’aide sur le processus dans le module utilisateur (un lien permet l’édition de ce texte) |
Lien d’aide | URL d’un document d’aide externe sur le processus, visible dans le portail utilisateur |
Test | Teste le lien d’aide dans un nouveau navigateur Windows |
Email de support | Email de support du processus affiché dans le module utilisateur |
Actions de processus
Fonctions | Remarques |
Nouvelle version | Crée une nouvelle version lors du processus de construction avec la possibilité de créer une nouvelle version depuis un fichier de définition XPDL Le numéro de version trouvé dans le XPDL sera conservé si celui-ci n’est pas déjà utilisé pour le processus actuel, sinon l’incrément automatique est utilisé. |
Dupliquer | Duplique la définition du processus vers un nouveau processus |
Déplacer | Permet le déplacement vers un nouveau dossier |
Exporter | Permet l’exportation du processus dans un fichier XPDL |
Importer | Permet la création du processus depuis un fichier XPDL |
Supprimer les demandes | Affiche l’écran de suppression des demandes |
Suppression des demandes
Champs | Remarques |
Type de demande | Type des demandes à supprimer :
|
Statut des demandes | Statut des demandes à supprimer :
|
Période d’exécution | Définit la période d’exécution des demandes à supprimer Des pictogrammes affichent un calendrier permettant de choisir la date visuellement. |
Numéro des demandes | Numéro des demandes à supprimer (séparée par des virgules) |
Suppression de processus
Seuls les gestionnaires et les administrateurs peuvent supprimer un processus. La suppression d’un processus induit la suppression des demandes associées.
Si le processus possède des demandes « réelles », seuls les administrateurs peuvent supprimer le processus. La suppression est seulement autorisée si le processus n’est pas utilisé en tant que sous-processus par une action d’un autre processus.
Suppression des demandes d’un processus
Les demandes associées à un processus en test peuvent seulement être supprimées par le gestionnaire de processus ou un administrateur.
Les demandes associées à un processus actif peuvent seulement être supprimées par un administrateur.
Restrictions opérationnelles sur les processus avec un statut actif ou archivé
Si le processus est actif, les opérations sur celui-ci sont limitées aux suivantes :
Modification du statut du processus
Modification des catégories du processus
Modification du texte, du lien ou de l’email de support du processus et des actions
Suppression du processus
Création d’une nouvelle version du processus
Duplication du processus
Suppression des demandes associées
Modification des associations du participant avec les annuaires
Modification des attributs des données (sauf leurs sécurités)
Si le processus est archivé, les opérations sur celui-ci sont limitées aux suivantes :
Suppression du processus
Création d’une nouvelle version du processus
Duplication du processus
Suppression des demandes associées
Modification des associations du participant avec les annuaires
Modification des attributs des données (sauf leurs sécurités)
L’activation d’un processus induit l’archivage de la version active. Les demandes en cours utilisent la version du processus active au moment de leur création.
Modification d’un dossier
Seul l’administrateur WorkflowGen peut déplacer un processus d’un dossier à un autre. Ceci n’impacte pas les utilisateurs finaux, mais pourrait impacter quels gestionnaires de processus ou de dossier pourront accéder au processus.
Catégories de processus
Zone / Actions | Remarques |
Disponibles | Catégories disponibles |
Sélectionnées | Catégories sélectionnées |
Ajouter ... | Lien vers un simple écran d’ajout des catégories |
Cliquez | Ajoute les catégories sélectionnées dans la liste Disponibles dans la liste Sélectionnées |
Cliquez | Supprime les catégories de la liste Sélectionnées |
Enregistrer | Enregistre les modifications |
Fermer | Ferme la fenêtre |
Exportation et importation de la définition XPDL d’un processus
Seul un administrateur WorkflowGen ou un gestionnaire de processus peuvent exporter et importer un processus dans un fichier au format XPDL.
Éléments de processus exportés
Éléments | Description |
Informations de processus | Toutes les informations générales du processus |
Participants | Toutes les informations des participants |
Données | Toutes les informations des données |
Formulaire | Toutes les informations du formulaire |
Workflow | Toutes les informations des action du workflow |
Éléments de processus importés
Éléments | Description |
Informations de processus | Toutes les informations générales du processus |
Participants | Toutes les informations des participants |
Données | Toutes les informations des données |
Formulaire | Toutes les informations du formulaire |
Workflow | Toutes les informations des actions du workflow |
Un processus qui comprend une notification préalable de retard dans une action ne peut pas être importé dans une version WorkflowGen 5.1.6 ou inférieure en raison d'incompatibilités.
Règles d’importation pour des éléments spécifiques du processus
Éléments | Règles |
Version du processus |
|
Catégorie du processus | Aucune catégorie ne sera ajoutée au processus si l’information catégorie n’est pas présente dans le fichier XPDL. Si la catégorie n’existe pas dans WorkflowGen elle ne sera pas ajoutée au processus. |
Notification de clôture du processus au demandeur | La notification sera sélectionnée si la valeur de notification n’est pas présente dans le fichier XPDL ou si la valeur est définie comme |
Portée du participant | Voir la prochaine section, Règles d’importation des participants. |
Utilisateur(s) associé(s) au participant | Aucun utilisateur ne sera ajouté au participant si les informations des utilisateurs sont manquantes dans le fichier XPDL. Si l’utilisateur n’existe pas dans WorkflowGen il ne sera pas ajouté au participant. |
Groupe(s) associé(s) au participant | Aucun groupe ne sera ajouté au participant si les informations des groupes sont manquantes dans le fichier XPDL. Si le groupe d’un annuaire n’existe pas dans WorkflowGen il ne sera pas ajouté au participant. |
Annuaire(s) associé(s) au participant | Aucun annuaire ne sera ajouté au participant si les informations des annuaires sont manquantes dans le fichier XPDL. Si l’annuaire n’existe pas dans WorkflowGen il ne sera pas ajouté au participant. |
Coordinateur(s) associé(s) au participant | Aucun coordinateur ne sera ajouté au participant si les informations des coordinateurs sont manquantes dans le fichier XPDL. Si le coordinateur n’existe pas dans WorkflowGen il ne sera pas ajouté au participant. |
Sécurité des données | Dans le cas d’accès autorisés pour des participants spécifiques, si l’utilisateur n’existe pas dans WorkflowGen il ne sera pas ajouté à la liste d’autorisation d’accès. |
Règles d’importation des participants
Les règles d’importation des participants varient et dépendent de si les participants sont globaux ou par processus, si un participant avec le même nom existe déjà et si l’importation est effectuée par un administrateur ou par un gestionnaire de processus.
Règles d’importation des participants avec une portée globale
Si un participant global avec le même nom que le participant global que vous importez existe déjà :
Le participant global existant sera associé au processus que vous importez.
Les associations dans le fichier XPDL seront ajoutées au participant global existant si l’option Importer les associations dans les participants globaux existants est cochée; sinon, les associations dans le fichier XPDL seront ignorées.
✏️ Note : L’option Importer les associations dans les participants globaux existants est toujours disponible aux administrateurs, mais est disponible aux gestionnaires de processus seulement quand l’option Restreindre les gestionnaires de dossiers d'éditer les participants globaux est décochée dans la section Sécurité dans l’onglet Administration du Panneau de configuration.
Si un participant de processus avec le même nom que le participant global que vous importez existe déjà :
Le participant sera créé avec une portée processus.
Les associations dans le fichier XPDL seront ajoutées au nouveau participant de processus.
Si le participant n’existe pas :
Seuls les administrateurs peuvent créer des nouveaux participants globaux. (Les gestionnaires de processus ne peuvent créer que des participants de processus.)
Le participant sera créé avec une portée globale.
Les associations dans le fichier XPDL seront ajoutées au nouveau participant global.
Règles d’importation des participants avec une portée processus
Si un participant global (dans WorkflowGen) avec le même nom que le participant de processus que vous importez existe déjà :
Le participant global existant sera associé au processus que vous importez.
Les associations dans le fichier XPDL seront ajoutées au participant global existant si l’option Importer les associations dans les participants globaux existants est cochée; sinon, les associations dans le fichier XPDL seront ignorées.
✏️ Note : L’option Importer les associations dans les participants globaux existants est toujours disponible aux administrateurs, mais est disponible aux gestionnaires de processus seulement quand l’option Restreindre les gestionnaires de dossiers d'éditer les participants globaux est décochée dans la section Sécurité dans l’onglet Administration du Panneau de configuration.
Si un participant de processus (dans WorkflowGen) avec le même nom que le participant de processus que vous importez existe déjà :
Le participant sera créé avec une portée processus.
Si le participant n’existe pas :
Le participant sera créé avec une portée processus.
Procédure d’importation
Cliquez sur Importer.
Parcourir l’explorateur de fichier vers le fichier XPDL.
Sélectionnez l’option Importer les nouveaux participants en tant que participants globaux.
Si les participants du processus exporté étaient à l'origine les participants globaux, ils seront toujours importés en tant que participants globaux.
Si les participants du processus exporté étaient à l'origine les participants spécifiques de processus, la sélection de cette option les importera en tant que participants globaux. Si laissé non sélectionné, ils seront importés en tant que participants spécifiques de processus.
Sélectionnez l’option Importer les associations avec l’annuaire pour importer les utilisateurs manquants dans les participants globaux existants.
Sélectionnez l’option Importer le numéro de version du processus pour importer le numéro de version.
Cliquez sur Importer pour commencer l’importation.
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